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Remplacer le cahier de réservation : un seul calendrier pour votre terrain
KowerPublié le Mis à jour le
Réponse courte
Pour remplacer le cahier de réservation, Kower offre aux propriétaires un calendrier gratuit, un par terrain, avec une vue du jour et une vue de la semaine. Vous y notez les réservations prises par téléphone ou au comptoir, et un créneau déjà pris est refusé : une double réservation devient impossible. L'outil est sans abonnement.
Pourquoi remplacer le cahier de réservation d'un terrain ?
Parce qu'un cahier ne voit pas ce qui se passe dans la semaine, et qu'il n'appartient qu'à une personne à la fois. Une page se déchire ou se perd, deux employés notent la même heure chacun de leur côté, et personne d'autre que celui qui le tient ne peut le lire. Un calendrier partagé règle ces trois points, et vous pouvez le découvrir sur la page Kower pour les propriétaires de terrains.
Une réservation prise par téléphone alors que le cahier est resté au comptoir doit être recopiée plus tard, et chaque recopie est une occasion de se tromper. Pour savoir si le terrain est libre jeudi soir, il faut feuilleter les pages de la semaine et compter les lignes. Ce temps passé ne se voit pas, mais il revient chaque jour.
Comment noter une réservation dans le calendrier Kower ?
Quand un client appelle ou passe au comptoir, vous touchez un créneau libre dans le calendrier ou vous ouvrez « Nouvelle réservation ». Vous indiquez le nom du client, le terrain, le jour, l'heure de début et l'heure de fin, avec une note facultative comme « payé sur place » ou « anniversaire ». La réservation apparaît tout de suite dans le calendrier, en gris, et tout le monde la voit.
Pour ce qui est à venir, l'écran « Réservations » donne la liste de vos réservations directes, avec un champ pour chercher un client par son nom. Vous pouvez changer le nom, la note ou l'horaire d'une réservation, ou l'annuler : le créneau est alors de nouveau libre. Pour changer de terrain, on annule la réservation et on en crée une autre.
Ce calendrier de réservation pour terrain de foot montre un terrain par colonne dans la vue du jour, et un jour par colonne dans la vue de la semaine pour le terrain choisi. C'est le rôle d'un logiciel de réservation pour terrain de foot : donner d'un coup la photo de la semaine. Les réservations directes ne portent aucune commission de Kower.
| Situation | Avec le cahier | Avec le calendrier Kower | Écran |
|---|---|---|---|
| Un client appelle pour jeudi soir | On cherche la page, on écrit, on recopie plus tard | On touche le créneau libre et on enregistre | Calendrier |
| Deux employés prennent la même heure | Chacun l'écrit de son côté, le doublon se découvre sur place | Le deuxième est refusé tout de suite | Nouvelle réservation |
| Un client veut changer l'heure | On rature ou on réécrit la ligne | On modifie l'horaire, ou on annule et on recrée | Réservations |
| Vous voulez voir la semaine | On feuillette et on compte | On passe en vue Semaine | Calendrier |
| Vous cherchez un client par son nom | On relit les pages | On tape le nom dans la recherche | Réservations |
| Un employé doit aider sans voir l'argent | Il a tout le cahier en main | Il voit le calendrier, et les revenus seulement si vous lui accordez ce droit | Équipe |
Comment une double réservation devient-elle impossible ?
Une double réservation sur un terrain est impossible : un même terrain ne peut pas être réservé deux fois à la même heure, et l'outil refuse le deuxième enregistrement. Si le créneau est déjà pris, un message le dit tout de suite et garde ce que vous aviez saisi, pour que vous changiez seulement l'heure ou le terrain. La règle est posée dans la base de données, ce qui compte aussi quand deux personnes enregistrent presque en même temps.
Les trois types de créneaux sont dans le même calendrier : vos réservations directes en gris, les matchs Kower en noir, les réservations privées de joueurs ou d'équipes via Kower en contour. Une double réservation entre eux est donc impossible aussi. Les réservations privées ne sont pas encore proposées aux joueurs, mais le calendrier leur garde une place.
Qui peut voir et modifier les réservations ?
Tout employé que vous invitez voit le calendrier, note et modifie des réservations et fait l'appel le soir des matchs. Vous l'invitez par son adresse e-mail dans l'écran « Équipe », et il se connecte avec un code, sans mot de passe. L'accès aux revenus et la gestion de l'équipe sont deux droits à part, que vous accordez un par un.
Vous ne pouvez ni déplacer ni annuler un match Kower depuis l'outil : c'est Kower qui s'en occupe, pour que les joueurs inscrits ne soient pas déçus. Cela vaut aussi pour une réservation privée via Kower. Les étapes pour tout mettre en place sont dans le guide pour remplir les créneaux d'un terrain avec Kower.
Pour remplacer le cahier de réservation, rien ne vous oblige à le faire d'un coup : vous pouvez noter quelques réservations dans le calendrier et garder le cahier à côté. Le calendrier ne protège que ce qui y est noté, et c'est une raison de le faire vite. Pour utiliser aussi vos heures creuses, voyez remplir les créneaux vides de son terrain sans baisser ses prix.
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Questions fréquentes
L'outil de réservation est-il payant ?
Non. Il est gratuit pour les propriétaires de terrains, sans abonnement. Vos réservations prises par téléphone ou au comptoir ne portent aucune commission de Kower. Les joueurs paient Kower pour les matchs Kower, et vous voyez dans l'outil le montant que Kower vous doit pour ces matchs. Le rythme des paiements est convenu avec vous.
Puis-je garder mon cahier en parallèle ?
Oui, rien ne vous y oblige. Vous pouvez commencer avec quelques réservations dans le calendrier et garder le cahier à côté, puis tout passer dans l'outil quand vous êtes prêt. Le calendrier ne peut empêcher une double réservation que pour ce qui y est noté.
Mes employés peuvent-ils noter des réservations ?
Oui. Vous les invitez par e-mail dans l'écran Équipe. Tout employé voit le calendrier, note et modifie des réservations et fait l'appel le soir des matchs Kower. Il ne voit les revenus et ne gère l'équipe que si vous lui accordez ces droits, un par un.
Un match Kower peut-il être déplacé depuis l'outil ?
Non. Un match Kower ou une réservation privée via Kower ne se déplace ni ne s'annule depuis l'outil de l'établissement, car les joueurs inscrits comptent sur ce créneau. Si quelque chose doit changer, vous écrivez à Kower. Vos propres réservations restent modifiables ou annulables à tout moment.